Zugangseröffnung
Richtlinien zur elektronischen Kommunikation mit der Verbandsgemeindeverwaltung Ransbach-Baumbach
Die Verbandsgemeindeverwaltung Ransbach-Baumbach bietet Möglichkeiten zur elektronischen Kommunikation an. Für den Bereich der Verwaltungsverfahren richtet sich die elektronische Kommunikation nach § 3a des Verwaltungsverfahrensgesetz (§ 3a Bundesverwaltungsverfahrensgesetz (VwVfG) in Verbindung § 1 Abs. 1 Landesverwaltungsverfahrensgesetz (LVwVfG) und Landesgesetz zur Förderung der elektronischen Kommunikation).
Danach ist die Übermittlung elektronischer Dokumente zulässig, soweit der Empfänger hierfür einen Zugang eröffnet hat. Außerdem wird die elektronische Post (E-Mail) in Verbindung mit der qualifizierten elektronischen Signatur der Schriftform (das bedeutet der persönlichen Unterschrift) gleichgestellt.
Wurde eine elektronische Kommunikation eröffnet, geht die Verbandsgemeindeverwaltung Ransbach-Baumbach davon aus, dass die gesamte Kommunikation auf diesem Wege stattfinden kann, soweit andere Vorschriften dem nicht entgegenstehen.
Soweit eine förmliche Zustellung erforderlich ist, die einen Zustellnachweis erfordert, ist dies auf elektronischem Weg derzeit nicht möglich.
Die Verbandsgemeindeverwaltung Ransbach-Baumbach hat diesen Zugang nach Maßgabe den folgenden technischen Rahmenbedingungen für die elektronische Kommunikation eröffnet:
- E-Mail Adressen:
Für die elektronische Kommunikation per E-Mail haben wir folgende zentrale E-Mail-Adresse eingerichtet:
info@ransbach-baumbach.de
Darüber hinaus finden Sie in unserem Internetangebot weitere E-Mail-Adressen einzelner Fachbereiche. Auch an diese Adressen können Sie E-Mails senden. Eine Auflistung der E-Mail Adressen finden Sie h i e r.
E-Mails werden nur bis zu einer Größe von zehn Megabyte (incl. Anhänge = Attachments) angenommen.
Komprimierte Dateien werden nur als nicht selbstentpackende Archive (*.zip *.rar) entgegen genommen.
Die Verbandsgemeindeverwaltung Ransbach-Baumbach verwendet eine Software zur Filterung von unerwünschten E-Mails (Spam-Filter). Durch den Spam-Filter können Ihre E-Mails abgewiesen werden, weil diese durch bestimmte Merkmale fälschlich als Spam identifiziert wurden.
Sofern wir eine E-Mail nicht verarbeiten können, wird Sie der Empfänger oder die Empfängerin nach Möglichkeit darüber informieren. Dieser Fall kann zum Beispiel durch Computerviren, allgemeine technische Probleme oder Abweichungen von den technischen Rahmenbedingungen ausgelöst werden. - Dateianhänge
Möchten Sie E-Mails mit Dateianhängen an die Verwaltung versenden, so beachten Sie bitte, dass die Verwaltung nicht alle auf dem Markt gängigen Dateiformate und Anwendungen unterstützen kann. Folgende Dateiformate können wir verarbeiten:
- Adobe Acrobat bis Version 7
- Textdateien im Rich Text Format (.rtf) und im Format ANSI (*.txt)
- Microsoft Word Dateien (*.doc) in der Version bis Word 2003
- Microsoft Excel Dateien (*.xls) in der Version bis Excel 2003
- Microsoft PowerPoint Dateien (*.ppt) in der Version bis PowerPoint 2003
- Bilddateiformate mit den Endungen *.jpg *.png *.bmp *.tiff *.gif
- Komprimierungsformate mit den Endungen .zip und .rar - Annahme signierter elektronischer Post
Ab sofort ist die Annahme qualifiziert signierter elektronischer Post an die Verbandsgemeindeverwaltung Ransbach-Baumbach unter den oben aufgeführten Richtlinien möglich. Dokumente, die der Schriftformerfordernis unterliegen, können somit elektronisch übermittelt werden.
Für den Versand von E-Mails und Anlagen, die mit einer qualifizierten elektronischen Signatur versehen sind, steht Ihnen die folgende E-Mail-Adresse zur Verfügung:
vg-ransbach-baumbach@poststelle.rlp.de
Registrierung zur Nutzung der Virtuellen Poststelle (VPS)
Vor der Übersendung Ihrer Mitteilung können Sie sich freiwillig und kostenlos als Benutzerin oder Benutzer der Virtuellen Poststelle (VPS) im rlp-Service (http://www.rlp-service.de) registrieren. Eine Versendung von Nachrichten an die Verbandsgemeindeverwaltung Ransbach-Baumbach als registrierte Benutzerin oder als registrierter Benutzer hat für Sie den Vorteil, dass Sie eine detaillierte technische Übermittlungsbestätigung (Laufzettel) erhalten und die Sicherheit während der Datenübermittlung gewährleistet ist. Zur Registrierung wählen Sie bitte unter http://www.rlp-service.de den Menüeintrag "Registrieren rlp-Service" und folgen Sie den Anweisungen. Bei der Registrierung werden Ihre Adressdaten erfasst. Die VPS übermittelt Ihnen sodann einen Aktivierungslink an die von Ihnen angegebene E-Mail-Adresse. Nach erfolgter Aktivierung können Sie die VPS künftig sowohl für die formgebundene als auch die formfreie elektronische Kommunikation mit der Verbandsgemeindeverwaltung Ransbach-Baumbach und anderen Kommunal- und Landesbehörden in Rheinland-Pfalz nutzen.
Nachrichten, die ohne Registrierung bei der virtuellen Poststelle (VPS) an die Mailadresse vg-ransbach-baumbach@poststelle.rlp.de gesendet werden, erhalten lediglich eine Eingangsbestätigung, die kein rechtssicherer Nachweis für die korrekte Verarbeitung der Nachricht ist. Einen digitalen Laufzettel für Ihre Nachricht erhalten sie nur, wenn sie sich bei der virtuellen Posts registrieren.
Möchten Sie sich näher über die qualifizierte elektronische Signatur informieren, können Sie dies auf den Seiten der Signaturinitiative Rheinland-Pfalz, die Sie h i e r finden.
Dort können Sie auch den Antrag zur Teilnahme an der qualifizierten elektronischen Signatur ausfüllen.
- Annahme verschlüsselter elektronischer Post
Die Verbandsgemeindeverwaltung Ransbach-Baumbach kann aus technischen Gründen zurzeit noch keine verschlüsselten E-Mails entschlüsseln. Dies soll aber in kürze möglich sein. Falls Sie uns vertrauliche Informationen senden wollen, bitten wir Sie, hierzu noch die Briefpost zu verwenden. - Rechtliche Hinweise
Die Verbandsgemeindeverwaltung Ransbach-Baumbach übernimmt keine Gewähr dafür, dass das System zur Entgegennahme der von Ihnen übermittelten E-Mails technisch stets zur Verfügung steht. Schadensersatzansprüche gegen die Verbandsgemeindeverwaltung Ransbach-Baumbach sind ausgeschlossen, es sei denn, es liegt Vorsatz oder grobe Fahrlässigkeit vor. Für die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten gelten die allgemeinen datenschutzrechtlichen Bestimmungen.